A quoi sert la fiche de paramétrage?
La fiche de paramétrage permet de paramétrer correctement le logiciel de paie pour émettre les déclarations sociales nominatives (DSN) et, ce afin de favoriser une transmission unique, dématerialisée et mensuelle des données sociales.
La fiche de paramétrage est disponible uniquement pour les entreprises domiciliées en France.
Les données importantes pour un bon paramétrage sont les suivantes :
- le code organisme : pour SwissLife, c'est ASWI01 ; pour Benefiz, c'est DBENE1 ; pour Henner, c'est DGMC01; pour Axa , c'est AXA001...
- la ou les référence(s) contrat(s) rattachées au même SIRET ;
- le code option et population ;
- le type de base ou forfait.
Afin d'éviter des erreurs, nous vous recommandons l'utilisation du format XML.
Quelles sont les coordonnées dédiées aux demandes sur la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?
Pour toute demande relative à la DSN, nous vous invitons à contacter le gestionnaire de vos contrats collectif via :
- le numéro de téléphone "Cellule DSN"
- l'adresse e-mail dédiée
J’ai effectué ma déclaration DSN et j’ai reçu une notification m'informant que mon contrat est inconnu, que faire ?
Les données importantes pour un bon paramétrage sont les suivantes :
- le code organisme ;
- la référence contrat ;
- le code option et population ;
- le type de base ou forfait.
En effet, la conformité de toutes ces données est un prérequis indispensable aux traitements des flux.
Vous pouvez retrouver la référence du contrat dans la colonne correspondante de la fiche de paramétrage. Il convient de la reporter à l’identique.
Afin d'éviter des erreurs, nous vous recommandons l'utilisation du format XML. Cependant, l'expertise du comptable reste indispensable pour vérifier et corriger les anomalies, ou encore détecter les incohérences.
Peut-on modifier une déclaration sociale nominative (DSN) déjà transmise ?
Une DSN mensuelle acceptée peut faire l’objet d’une correction en « annule et remplace » tant que la date limite de déclaration n’est pas échue (5 ou 15 du mois selon la date actuelle de déclaration URSSAF). Celle-ci annule complètement le flux brut déclaré et le remplace par le nouveau flux.
Si celle-ci est dépassée, il n’y a pas de retransmission possible : les rectifications éventuelles seront portées dans la DSN suivante.
Au-delà de cette date c'est un flux de régularisation qui doit être transmis.
Pourquoi mon numéro de SIRET n’est pas reconnu par le dispositif DSN ?
La DSN s’effectue par établissement d’affectation, donc par n° SIRET, c’est-à-dire selon l’établissement de rattachement administratif du salarié couvert par le contrat.
Plusieurs cas de figure peuvent expliquer qu’un SIRET ne soit pas reconnu du système :
- Il s'agit d'un simple décalage technique : à réception de la demande de l'entreprise sur l'adresse mail indiquée, le système sera actualisé et pourra procéder au dépôt sous quelques jours.
- Il s'agit d'une création d'un établissement et le circuit administratif n'a pas encore abouti : l'entreprise est dispensée de l'envoi de la DSN tant que ce circuit n'est pas terminé. En conséquence, l'entreprise doit produire la DSN mais ne pas l'émettre, elle sera acceptée au-delà du délai légal sans application de pénalités.
Pour plus d’informations nous vous recommandons de vous connecter à la base de connaissance de Net-Entreprises : https://net-entreprises.custhelp.com/
Quand sont émises les fiches de paramétrages DSN ?
La fiche de paramétrage est à télécharger :
- lors de la souscription du contrat ;
- lors de la revalorisation tarifaire annuelle (évolution du taux de cotisation) ;
- lors d’un avenant sur le contrat en cours d’année (population couverte, type de paiement, base de cotisation, etc.)
Elle est mise à disposition au plus tôt le mercredi ou le vendredi suivant l'événement sur les portails de déclaration habituels (net-entreprises.fr, msa.fr, je déclare.com).
Comment fonctionne la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?
L'entreprise ou son tiers déclarant réalise les actions suivantes :
- récupère la fiche de paramétrage depuis www.net-entreprises.fr, www.jedeclare.com, ou www.msa.fr, soit au format PDF, soit sous le format XML.
- paramètre son logiciel de paie. Le format XML permet une intégration automatique de la fiche de paramétrage dans le logiciel de paie. Cependant, l'expertise du comptable reste indispensable pour vérifier et corriger les anomalies, ou encore détecter les incohérences.
- émet, si elle le souhaite, une DSN de test afin de vérifier que sa DSN sera acceptée par le point de dépôt.
- émet sa DSN avant le 5 ou au 15 du mois suivant. (Si l'entreprise emploie moins de 50 salariés, la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée. Si l'entreprise emploie 50 salariés et plus, la DSN doit être faite au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée.)
L'entreprise ou son tiers déclarant a la possibilité de modifier (annule et remplace) sa déclaration DSN au plus tard le 05 ou le 15 du mois suivant la période rémunérée.
Un Compte-Rendu Métier (CRM) est disponible dans l’espace de déclaration habituel. Ce document permet de valider la déclaration ou d'identifier les éventuels écarts entre la fiche de paramétrage et la DSN émise (par exemple, un écart sur le n° de SIREN, le n° de SIRET, le n° de contrat, les codes option et population, etc...).
Qui émet la fiche de paramétrage ?
La fiche de paramétrage est émise par l'organisme qui gère les cotisations.
Si les cotisations sont gérées en interne, l'assureur émet la fiche de paramétrage. Si la gestion des cotisations est déléguée, la fiche de paramétrage est émise par le délégataire de gestion.
Pourquoi existe-t-il une version au format PDF et une version au format XML de la fiche de paramétrage ?
La fiche de paramétrage au format XML est destinée au logiciel de paie de votre client. Elle a pour vocation d’y être intégrée automatiquement pour éviter une saisie manuelle des données de paramétrage.
Ce mode de chargement automatique offre un gain de productivité à votre client tout en limitant le risque d’erreur de saisie des paramètres nécessaires. Cependant, l'expertise du comptable reste indispensable pour vérifier et corriger les anomalies, ou encore détecter les incohérences.
La prise en compte de la fiche de paramétrage au format XML dans le logiciel de paie suppose que l’éditeur de la solution ait développé le dispositif technique permettant d’intégrer automatiquement les éléments contenus dans la fiche pour paramétrer la solution.
La liste des logiciels de paie compatibles DSN est disponible en cliquant ici.
En l’absence de ce dispositif, votre client peut la télécharger au format PDF pour paramétrer manuellement son logiciel de paie.
Qui effectue le paramétrage ?
Plusieurs possibilités:
- soit l'entreprise gère directement en interne le paramétrage du logiciel de paie : elle utilise les informations fournies par l'éditeur de paie afin de saisir les données de la fiche de paramétrage dans son logiciel de paie. Pour toutes questions, nous l'invitons à contacter son éditeur de paie ;
- soit elle fait appel à un prestataire informatique pour paramétrer son logiciel de paie ;
- soit elle passe par un tiers déclarant (expert-comptable ou un opérateur de paie).
Comment les entreprises sont-elles informées d'une mise à jour de leur fiche de paramétrage ?
Depuis le tableau de bord “DSN” sur la page "Fiches de paramétrage des organismes complémentaires ", il est possible de cocher la case " Abonnement aux courriels de notification FPOC" afin d'être notifié par e-mail de la mise à jour des fiches de paramétrage.
Certains logiciels de paie (ex : SILAE) notifient directement de la disponibilité d’une nouvelle fiche de paramétrage DSN.
La déclaration des cotisations via la DSN modifie-t-elle les modalités de paiement (périodicité / mode de paiement) ?
Les déclarations de cotisations via la DSN ne modifient pas les échéances trimestrielles prévues au contrat. Le mode de paiement reste identique à celui choisi.
Nous recommandons la mise en place du prélèvement automatique afin de faciliter le règlement des cotisations. Les clients entreprise peuvent en faire la demande la plupart du temps directement depuis leur Espace Client chez l'assureur.
De nombreux assureurs ne pratiquent pas malgré tout le télérèglement via la DSN.
Qu'est-ce qu'un Compte Rendu Métier (CRM) ?
Lorsque Swiss Life réceptionne une Déclaration Sociale Nominative (DSN), en retour, le Tiers-déclarant reçoit un compte rendu métier (CRM) précisant si celle-ci est acceptée ou rejetée, et le cas échéant, mentionne les anomalies et/ou les informations détectées.
Qui peut demander la fiche de paramétrage ?
Le demandeur est soit l'entreprise elle-même, soit le tiers déclarant de l'entreprise. Les demandes peuvent se faire à partir des différents portails : Net Entreprises, jedeclare.com ou msa.fr
Que doit faire l'entreprise en cas de sortie d'un adhérent ?
Si l'entreprise n’a pas opté pour la DSN, il convient de communiquer à l'assureur ou au gestionnaire les dates et motifs de départ des salariés (démission, fin de contrat à durée déterminée, licenciement, départ à la retraite…) dans les meilleurs délais. Elle peut en faire part via le formulaire de contact présent dans l'espace client.
Si l'entreprise a opté pour la DSN, celle-ci lui permet d'indiquer à l'assureur ou au gestionnaire les fins de contrat de travail des adhérents sortants. Cette information est prise en compte automatiquement par l'assureur pour procéder à la radiation du salarié de l’effectif du collège assuré et de ses éventuels ayants droit.
Pour que la radiation soit enregistrée, les blocs S21.G00.62.001 date de fin de contrat et S21.G00.62.002 motif de la rupture du contrat doivent obligatoirement être complétés.
Pourquoi ma DSN présente-t-elle une anomalie ?
Dès qu’il y a une incohérence entre la DSN et la fiche de paramétrage DSN, une anomalie est indiquée dans le CRM.
Les erreurs peuvent être bloquantes ou non bloquantes :
- Anomalie non bloquante (code CME-140) : erreur sur le code option et/ou le code population dans le bloc 70. La DSN peut tout de même être exploitée.
- Anomalie bloquante (code CME-110) : erreur sur le numéro de contrat. La DSN ne peut pas être exploitée.
